¿Qué es un dashboard de Excel y para qué sirve?

Excel es una de las mejores herramientas que existen, sin embargo, no todos conocen todo lo bueno y el partido que se le puede sacar a esta herramienta de ofimática.

Existen muchas opciones que pueden ser muy útilesy es por ello que quizás te estés preguntando qué es un dashboard de Excel y para qué sirve, por lo que es importante profundizar en este tema.

Un dashboard de Excel no es más que un tablero, pero, este tablero cuenta con características que permiten organizar y analizar los datos. El mismo permite realizar análisis de métricas y al mismo tiempo expresarla de manera visual en gráficas. Además, es posible usar fórmulas para  calcular valores.

¿Cómo se crea un dashboard en Excel?

Para crear un dashboard en Excel es importante que se sigan los pasos correctos y que se apliquen en el orden correcto. Si se aplica el proceso de esta forma, crear estos tableros dinámicos puede ser muy sencillo. A continuación se muestra el proceso para hacer un tablero desde cero.

Establecer el objetivo del dashboard

El primer paso es definir cuál es el objetivo del tablero, es decir que se deben responder algunas preguntas importantes. Por ejemplo, es importante establecer cuáles son los datos que se incluirán, qué métricas se analizaron, qué preguntas se necesita responder.

Dependiendo de estas preguntas el tablero mostrará la información que necesitamos.

Crear una base de datos

Para ello se puede exportar una hoja de cálculo preexistente. La base de datos debe contener toda la información que necesitas analizar. Por otro lado, hay que segurarse de que todas las fórmulas de la base de datos estén bien escritas.

Crear tablas dinámicas

El siguiente paso es establecer tablas dinámicas, las cuales asumirán toda la información y establecerán las métricas que se desean analizar. Para crearla solo es necesario hacer clic en insertar y luego insertar tabla dinámica.

Gráficos dinámicos

Después de contar con tablas dinámicas puedes insertar gráficos dinámicos, los cuales pueden mostrar la información de manera visual.

Además, estos se actualizarán a medida que vayan realizandoambios en los datos. Para crearlos se debe hacer clic en insertar y buscar la opción tablas dinámicas.

Crear KPLS

Los KPLS son los indicadores de calidad que el usuario desea establecer para el análisis de los datos que se tienen. Por lo que son fundamentales para un dashboard en Excel. Estos se deben hacer visibles y de forma atractiva.

Se pueden crear tarjetas insertando una forma, y en su interior colocar el signo igual seguido de la celda que deseas destacar.

Insertar segmentación de datos

Es importante segmentar los datos y establecer líneas de tiempo, ya que es un aspecto importante de los dashboard. Para ello, solo se debe seleccionar la tabla de los datos que se necesitan segmentar. Después de ello se hace clic en analizar, insertar, segmentación de datos de tabla dinámica. En este paso se puede agregar una línea de tiempo.

Siguiendo estos sencillos pasos se puede crear un dashboard en Excel. Así es posible analizar los datos de manera más sencilla, para aplicar los resultados en el crecimiento del negocio.

¿Qué elementos puede contener un dashboard en Excel?

Un dashboard puede tener una gran variedad de elementos, pero es importante que tomes en cuenta cuáles son los más importantes. Estos son los que permitirán que el tablero cause impacto y que sea más sencillo de entender.

Datos

Sin este elemento no puedes crear un dashboard en Excel, son la fuente del tablero. Pero además, deben estar organizados de manera correcta para que el tablero pueda analizarlos.

KPls

Los criterios que usa el Dashboard para realizar los análisis correspondientes son muy importantes. Es por ello que deben presentarse en el tablero. Así las personas que vean el gráfico podrán determinar de qué se trata y de qué manera influyen en el resultado final. No debes olvidar que los KPls son los criterios de calidad que has establecido.

Gráficos variados

Los tableros dinámicos son herramientas para analizar de manera más sencilla los datos. Por lo que las ayudas visuales son fundamentales. Así que se deben agregar gráficos variados para que las personas puedan visualizar los datos.

Filtros

Cuando se establecen filtros es más sencillo para las personas encontrar las respuestas que están buscando. Así que al establecer filtros se permite que se cambien las categorías o las opciones.

¿Cuántos tipos de dashboard existen?

Existen 4 tipos de dashboard en excel, cada uno de ellos tiene una función específica y permite analizar determinado tipo de datos.

Operacional

Estos son los que buscan crear análisis de las operaciones de un negocio y ver como se puede mejorar el rendimiento. Se busca optimizar las operaciones y establecer mejores rutas de negocio.

Financieros

Estos permiten evaluar la salud financiera de la empresa. Permiten al gerente evaluar la información importante sobre las finanzas.

Tácticos

Son aquellos que buscan analizar información sobre los avances en el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Están dirigidos principalmente al personal directivo de una empresa.

Estratégico

Son los que buscan analizar el desempeño general de la empresa a fin de establecer estrategias de mejora y metas a largo plazo. Debe estar disponible para todos los empleados a fin de motivarlos.

¿Qué debe tener un buen dashboard?

Un buen dashboard de excel debe tener algunas características, de manera que resalten los datos y que sea fácil de entender. Por lo que debes vigilar que cumpla su objetivo y que sea muy práctico.

Por ejemplo, un buen dashboard de Excel debe contener KPls personalizados. Ya hemos mencionado que son indicadores de calidad, pero no todos los negocios tienen los mismos indicadores. De ahi que, es importante que se realicen KPls adaptados al negocio en cuestión.

Además, este debe ser fácil de entender, de lo contrario los datos se perderán, sin olvidar que la idea es resumir los datos. Y por supuesto, también debe tener datos actualizados, por lo que una buena opción es que se puede actualizar a medida que cambian los datos.

¿Cómo hacer buen dashboard?

Pero la calidad de un dashboard no se define por la cantidad de datos que contenga, si no por la manera como se muestran. Así que para hacer buenos dashboards debes esforzarte por colocar nombres claros en cada categoría. Por otro lado, es importante ser selectivo y solo colocar datos que agreguen valor.

También se debe hacer la información atractiva, para lo cual puede ser muy útil usar gráficos, colores, marcos y acortar los números largos.

Para lograr el mayor crecimiento de tu negocio lo mejor es saber qué son los Dashboard de Excel y para qué sirve. Asi usarás una herramienta muy útil.